Archivierung von Emails

Seit Anfang des Jahres haben sich die Vorschriften der Finanzverwaltung dahingehend geändert, dass bei einer Abrechnung per eMail sehr umfangreiche, revisionssichere Dokumentationspflichten bestehen. Bei der IHK Nürnberg erfahren Sie mehr (link).

Wie immer wenn der Gesetzgeber Vorschriften verschärft, sind sofort die Glücksritter unterwegs, die Ihnen teure Lösungen für dieses Thema verkaufen wollen. Dem wollen wir mit zwei konkreten Maßnahmen begegnen:

  • Wir bieten Ihnen äußerst preiswert ein Dokumentationssystem an, mit dem wir auch selber arbeiten (Redmine).
  • Solange nicht völlig klar ist, welche Dokumentationssysteme von der Finanzverwaltung akzeptiert werden, stellen wir unsere Rechnungen weiterhin auf Papier aus – und verlangen das auch von unseren Lieferanten.
  • Wir empfehlen unseren Lieferanten, es selbst genauso zu machen. Sie ersparen sich damit viel Aufwand in Ihrer EDV – so dass die Briefmarke am Ende für relevanten Schriftverkehr manchmal die einfachere Lösung ist.

E-Mails aufheben ist ja an sich nicht weiter schwierig – aber E-Mails revisionssicher aufheben ist schon weitaus schwieriger. Lassen Sie sich gern von uns beraten!


Denken Sie bei dem ganzen Thema auch mal an die Beweislast vor Gerichten.
So mancher Prozess wurde schon verloren, weil schlicht die Beweise fehlten.

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